Disponibilità costante, accessibilità on demand, condivisione da qualsiasi parte del mondo e libertà di utilizzo, fanno dell’informazione la risorsa più diffusa e potente del nostro tempo. Una mole di dati sempre presente e in continuo flusso di evoluzione, caratterizza il quotidiano delle persone, rappresentando una fonte di conoscenza inesauribile e una sfida per la gestione e l’interpretazione.
Ma in un’era in cui il digitale ha reso la conoscenza sempre più ampia e accessibile, è davvero così semplice comprendere tutta l’informazione che si ha a disposizione?
Non sempre, anzi, spesso quasi mai. Il paradosso di una cultura del dato troppo affollata e complessa a volte, per capirne il contenuto, appare una condizione troppo diffusa che richiede di trovare una soluzione in grado di dare il giusto valore alle diverse informazioni.
In questo, le nuove tecnologie e i sistemi di innovazione come il Document Management System (DMS), rappresentano gli strumenti utili per individuare la semplicità nella complessità e aiutare le aziende a dare rilevanza al dato attraverso una gestione e ottimizzazione dei processi informativi interni ed esterni.
Cosa vedremo in questo articolo:
Tecnologia al servizio del Document Management System
Adottare le tecnologie giuste per l’automazione dei processi, attraverso l’individuazione e l’elaborazione del dato, appare determinante per raggiungere l’efficienza informativa. In questo, il Document Management System, può rappresentare lo strumento fondamentale per la riduzione della complessità e l’ottimizzazione dei flussi di informazione in azienda.
Ma che cos’è il Document Management System?
Il Document Management System è un software che facilita l’organizzazione e la gestione efficiente delle informazioni. Una soluzione con cui è possibile creare, organizzare e archiviare i documenti in modo ordinato e dettagliato, agevolando l’accesso e lo scambio dei dati senza alcun problema.
Indicizzare e catalogare le informazioni, favorendo la loro reperibilità attraverso la centralizzazione dei documenti all’interno di un unico spazio condiviso e la massimizzazione della comunicazione aziendale rappresentano alcuni degli aspetti fondamentali per la sua applicazione. Uno strumento che permette di adottare una visione strategica nella gestione dell’informazione nel presente e nel futuro.
Ed è proprio con un occhio verso il futuro che l’applicazione dell’Intelligenza Artificiale ha fatto la sua entrata a supporto dei sistemi di DMS, favorendo la nascita di nuovi approcci nell’elaborazione e utilizzo del dato. Automazione dei processi, qualità dell’informazione e personalizzazione dell’esperienza utente nelle piattaforme, in particolare, rappresentano alcune delle leve principali d’integrazione dell’AI nel Document Management System.
L’ottimizzazione dei sistemi di automation e di data processing, con l’estrazione delle informazioni e lo sviluppo di insight di rilievo per i professionisti, ad esempio, consente di ridurre i tempi e gli errori umani legati alle attività operative e di migliorare la qualità degli output. La catalogazione e gestione delle informazioni attraverso la sentiment analysis con l’individuazione di pattern sui comportamenti e nella comunicazione invece, semplifica i flussi gestionali interni, favorendo l’aumento dell’efficienza e della performance in azienda.
Un complesso di attività, capaci di aumentare il valore dell’informazione e sfruttare le nuove tecnologie per lo sviluppo di soluzioni a favore di un approccio integrato tra uomo e tecnologia.
Document Management System: da buzzword a smart solution
Dall’applicazione delle nuove tecnologie alle soluzioni innovative nel campo dell’elaborazione e archiviazione dei documenti, la promozione di una cultura aziendale del cambiamento verso l’informazione è promossa anche dai diversi vantaggi di utilizzo della gestione documentale.
Tra le varie soluzioni di servizio, i principali benefici nell’adozione del Document Management System sono:
- Automation: riduzione del tempo di ricerca e dei costi di gestione, diminuzione degli errori informativi, standardizzazione delle operation, incremento della produttività e sostituzione delle attività manuali con workflow automatizzati;
- Experience: impiego di uno spazio informativo aziendale unico e accessibile, condivisione dei documenti e delle informazioni, personalizzazione delle funzionalità;
- Process Intelligence: data discovery, tracciabilità dei documenti, aumento della sicurezza e controllo nella gestione informativa, analisi e monitoraggio previsionale dei processi interni ed esterni l’azienda;
- Communication: gestione informativa unificata e condivisa in azienda, incremento del lavoro collaborativo tra team, aumento dell’efficienza aziendale e ottimizzazione della comunicazione interna.
Vantaggi che vedranno il DMS rafforzare la propria importanza per le aziende grazie allo sviluppo di nuove applicazioni e funzionalità secondo quelli che saranno, nei prossimi anni, i trend tecnologici del futuro.
Piattaforme dalle interfacce user friendly, sempre più social e personalizzabili in base alle preferenze degli utenti, metteranno al centro il coinvolgimento e la collaborazione delle persone con la possibilità di interagire e condividere i contenuti attraverso like, commenti e tag, strizzando l’occhio a un’ottica di utilizzo sempre più da mobile.
Protezione e sicurezza del dato attraverso soluzioni dedicate come la tecnologia blockchain, saranno poi fondamentali, andando a definire le nuove soluzioni di Document Management System del domani.
DOME: la nuova era del Document Management System
DOME è la piattaforma digitale che, con un approccio integrato, consente di affrontare le sfide più complesse legate alla gestione documentale delle aziende, attraverso l’organizzazione efficace di qualsiasi tipologia di documento e processo informativo. Con una panoramica completa sull’intero ciclo di vita delle informazioni, DOME è in grado di soddisfare le esigenze specifiche di ogni contesto aziendale, garantendo un flusso di lavoro efficiente e una maggiore produttività.
Innovativa e cloud-native, grazie alla forte componente di intelligenza artificiale e di automazione, DOME è una soluzione che supporta la gestione del patrimonio informativo aziendale in modo semplice e completo, attraverso l’integrazione di modelli operativi di terze parti, promuovendo collaborazione e fluidità dei processi informativi.
Basata su un’architettura aperta attraverso API standard, la piattaforma consente una completa integrazione e interoperabilità con componenti e sistemi esterni, capace di garantire uno scambio di dati facile, veloce e efficiente.
L’interfaccia utente, moderna e personalizzabile in base alle esigenze aziendali, permette di accedere in maniera semplice e immediata alle informazioni e alle applicazioni presenti nella piattaforma, offrendo una visione completa e condivisa della gestione documentale.
Attraverso una componente di modularità, la presenza di microservizi nella struttura di DOME assicura flessibilità e una forte capacità di adattamento, consentendo l’erogazione di attività sia da Datlas Group che da parti esterne.
La conservazione dei dati nella piattaforma avviene con un processo di clusterizzazione che permette di renderli immediatamente disponibili e individuabili dai diversi team aziendali, favorendo un impiego dei documenti multidisciplinare, anche mediante un sistema di indicizzazione per la ricerca specifica o aggregata delle informazioni.
Il servizio di Monitoring & Tracking garantisce il tracciamento e il controllo di tutte le fasi di processo e degli elementi che lo compongono in ogni momento, sia in forma aggregata, sia in modo puntuale, fornendo una reportistica completa sugli stati di lavorazione, SLA, volumi e tempistiche di attraversamento. Una funzione che permette di ottenere dati importanti sulla gestione dei documenti in modo semplice e veloce e, insieme agli altri servizi della piattaforma, aiuta ad ottimizzare i processi interni dell’azienda.