In un mondo in continua evoluzione, la digitalizzazione dei processi aziendali richiede sempre più il passaggio da una visione d’impresa “operation oriented”, esecutiva e orientata al raggiungimento dei KPI dei singoli dipartimenti, a un modello di pensiero capace di guardare all’impresa in modo olistico.
Una prospettiva nuova in un percorso di trasformazione radicale, che non solo è diretto a creare un ambiente data-driven, dove le decisioni aziendali sono guidate da dati concreti e analisi precise, ma in cui i processi vengono completamente ripensati. Nuovi approcci che cambiano i paradigmi di struttura, il funzionamento dei flussi di informazione e, che richiedono una profonda trasformazione d’impresa, possibile solo attraverso una cultura aziendale pronta ad accoglierli.
Questo cambiamento non riguarda solamente la digitalizzazione documentale e di processo dell’intero sistema ma chiede di coinvolgere tutte le professionalità aziendali, abbattendo i silos dipartimentali attraverso un piano chiaro, aperto e condiviso. Un modello in cui le tecnologie non sono solo soluzioni tecniche, ma diventano strumenti per raggiungere gli obiettivi aziendali e permettere l’inizio di un percorso di Digital Transformation orientato al futuro.
Digitalizzazione dei processi aziendali: tra sfide e opportunità
Il tema della digitalizzazione dei processi aziendali può apparire spesso un concetto troppo vago e complesso per essere approfondito e compreso nonostante, in realtà, questo interessi molti aspetti della vita quotidiana in azienda. Ma a che cosa si riferisce?
Definita come quel cambiamento prodotto dall’utilizzo di tecnologie e di dati digitali al fine di ottimizzare il business, la digitalizzazione aziendale guarda alla trasformazione dei processi per la creazione di un ambiente dove le informazioni sono poste al centro del sistema. Una visione data centrica rilevante, su cui è però fondamentale avere un controllo organizzativo e di gestione per ridurre le possibili condizioni di “caos informativo”.
La presenza di grandi quantità di dati infatti, può far perdere di vista degli aspetti fondamentali per un utilizzo corretto delle informazioni e rendere gli output privi di direzione. Uno scenario che è possibile evitare attraverso la creazione di una strategia mirata, che vede nello sviluppo di una data journey l’inizio del percorso di Digital Transformation.
Analisi dei processi, definizione degli obiettivi da raggiungere e delle risorse disponibili, rappresentano il primo step fondamentale per la definizione di un punto di partenza verso la creazione di un modello operativo aziendale strutturato. La costruzione di un senso di fiducia nei dati attraverso regole e linee guida specifiche, inoltre, permette di agevolare la transizione digitale e aiutare le imprese a sentirsi pronte ad affrontare il cambiamento.
Una volta stabiliti gli obiettivi, è possibile passare alla definizione di un modello di business digital oriented, per acquisire contenuti rilevanti. Raccogliere le informazioni necessarie, prediligendo l’uso di dati qualitativi rispetto a quelli quantitativi, permette di ridurre la possibile confusione informativa, e semplificare la selezione dei contenuti più pertinenti.
In questo, il concetto di circolarità del dato appare determinante in un sistema che prevede la creazione di sinergie informative in continua evoluzione. Un processo all’interno di una multichannel strategy in cui raccogliere e gestire gli input e, contemporaneamente, elaborare e smistare gli output per arrivare alla costruzione di workflow omogenei.
L’automazione dei processi e il monitoraggio dei flussi informativi, permettono poi lo sviluppo di una cultura aziendale incentrata sui dati, favorendo lo svolgimento di compiti a maggior valore aggiunto per le risorse interne all’azienda.
Vantaggi e applicazioni dei sistemi di digitalizzazione aziendale
Per le imprese quello della Digital Transformation è un percorso evolutivo che, nonostante la complessità, presenta dei vantaggi specifici altrimenti difficili da raggiungere.
Tra i principali benefici della digitalizzazione dei processi aziendali vi sono:
- Aumento della produttività: la digitalizzazione ottimizza i processi aziendali, riducendo i compiti manuali, con il risparmio di tempo e risorse.
- Riduzione degli errori e dei costi: l’automazione dei processi minimizza il rischio di errori umani, migliora la qualità di prodotti/servizi, riduce le perdite finanziarie e aumenta la sicurezza dei dati aziendali contro possibili violazioni.
- Maggiore raccolta e analisi dei dati: l’uso delle nuove tecnologie permette di raccogliere e archiviare grandi quantità di dati aziendali per analizzare prestazioni, identificare tendenze e prendere decisioni basate su insight concreti. L’adozione dei Big Data consente di tracciare strategie aziendali e reagire velocemente ai diversi scenari di mercato.
- Miglioramento dell’esperienza utente: l’impiego di strumenti come l’Intelligenza Artificiale e processi digitalizzati favoriscono lo sviluppo di servizi costruiti su misura in base alle caratteristiche degli utenti e una comunicazione interna ed esterna più fluida, per un flusso di lavoro più efficiente e una collaborazione più efficace.
- Innovazione avanzata: automazione e digitalizzazione accelerano lo sviluppo di nuovi modelli di business, soluzioni creative e offerte di prodotti/servizi all’avanguardia, migliorando le operazioni aziendali e il valore competitivo nel mercato.
DOME: la piattaforma a supporto dei processi di Digital Transformation
All’interno di un contesto di innovazione continua guidato dalla Digital Transformation, l’utilizzo di soluzioni digitali complete e integrate risulta sempre più rilevante.
DOME, digital business platform di ultima generazione, è stata adottata da una famosa catena di ristoranti fast food americana per l’affiancamento nel percorso di digitalizzazione dell’impresa. La richiesta dell’azienda consisteva nell’impiego di una piattaforma di Business Process Management (BPM) per la digitalizzazione, la revisione e l’approvazione dei contratti Real Estate, attraverso l’adozione di un approccio operativo definito.
Per consentire la completa integrazione e fluidità tra gli obiettivi e le attività dell’azienda, sono state fornite le seguenti soluzioni:
Work Flow Management
Il Work Flow Management di DOME permette processi collaborativi di gestione documentale veloci ed efficaci. Basato su un sistema PCC (Process Configuration Console) per un rapido deploy dei processi e una modularità dei sistemi, la soluzione ha garantito all’azienda autonomia nella document composition, attraverso la verifica da parte delle persone abilitate alla vista e alla firma dei contratti, facilitando lo scambio di informazioni e la gestione condivisa delle operation.
Document Management
Il modulo di Document Management della piattaforma semplifica la gestione collaborativa di documenti e contenuti provenienti da processi di Business Process Outsourcing (BPO) e sistemi interni. Grazie al sistema di ricerca e accesso diretto al repository documentale, l’azienda ha semplificato i processi di screening e gestione di dati e informazioni, rendendo la condivisione fluida e interdipartimentale.
Process Tracking & KPI Dashboard
Un requisito fondamentale per processi gestionali efficienti è la tracciabilità e il monitoraggio di ogni elemento rispetto a KPI definiti. Per consentire all’azienda un controllo totale dei nuovi processi, è stato fornito un sistema di tracking e security su attività, tempistiche, collaboratori e un servizio di reportistica giornaliera.
Attraverso l’impiego di DOME, è stato possibile affiancare l’azienda in modo completo e organizzato, dalle prime fasi del processo al monitoraggio dei contenuti. L’insieme di attività, progettate rispetto alle esigenze del cliente, ha permesso la realizzazione di un vero e proprio workflow automatizzato, in cui l’ottimizzazione dei processi interni e lo sviluppo di un sistema collaborativo scalabile e replicabile, ha consentito all’azienda di avviare una nuova fase del proprio percorso di Digital Transformation.