Tre tipologie di business process automation in azienda

29 Gennaio 2021

L’introduzione in azienda di strategie legate alla business process automation è un vantaggio di cui approfittare non solo in tempo di crisi ma quotidianamente. Se, infatti, la pandemia di coronavirus ha portato alla luce i benefici della digitalizzazione dei processi interni ed esterni alle imprese, è pur vero che questi possono supportare in ogni condizione la continuità operativa, l’incremento dell’efficienza e la riduzione di tempi e costi superflui. In particolare, nel settore dei financial service come istituti di credito e compagnie assicurative, tra i tanti sono tre i generi di business process automation incisivi per il rendimento aziendale: l’automazione dello smistamento delle comunicazioni, l’automazione del processo di classificazione documentale e l’estrazione automatica di informazioni.

Business process automation per lo smistamento delle comunicazioni

Una banca o un’agenzia assicurativa riceve ogni giorno numerose comunicazioni da parte dei clienti. Talvolta, vengono recapitate in forma cartacea o la persona si reca direttamente agli sportelli per chiedere informazioni, consegnare moduli o ottenere certificati. Nei mesi del lockdown, questo non è stato possibile per garantire il rispetto delle regole relative al distanziamento sociale. È stato, quindi, necessario ridefinire le attività in chiave digitale, per poter continuare a erogare i servizi in modo efficiente.

Sono aumentati i contatti via PEC e via email, ma la gestione di questi canali spesso non è automatica e il compito di smistare le comunicazioni non raramente viene lasciato a un operatore umano. Invece, attraverso l’implementazione di adeguati strumenti digitali, è possibile snellire il processo rendendolo più veloce, fluido e con un minore impatto sui costi aziendali.

Allo stesso modo, attraverso gli strumenti di business process automation applicati allo smistamento delle comunicazioni è possibile rendere automatici i processi di feedback e alerting verso il cliente finale o i fornitori, abbattendo sensibilmente i tempi dedicati alle comunicazioni.

Business process automation per la classificazione documentale

Le comunicazioni che vengono consegnate alle banche o alle assicurazioni non sono ovviamente tutte uguali. È indispensabile capire, innanzitutto, in cosa consiste ciò che si riceve, per garantire al cliente una risposta rapida e coerente da parte degli uffici competenti. Tuttavia, quando si ha una gran mole di documenti da gestire, la classificazione fatta in maniera tradizionale, a mano, non sempre risulta essere efficiente. La possibilità di errore umano è alta. Introducendo idonei sistemi di business process automation invece, si evita il problema rendendo automatico l’iter di classificazione dei documenti. La natura di reclami, richieste, moduli e certificati viene individuata in modo automatico da appositi strumenti digitali che sono in grado di capire da soli a cosa fa riferimento un documento ricevuto dall’azienda.

Business process automation per l’estrazione automatica di informazioni

I documenti ottenuti o prodotti da istituti bancari e assicurazioni nascondono una mole di dati che se correttamente processati si trasformano in informazioni utili per l’erogazione dei servizi aziendali. In questo caso, vengono in aiuto di banche e agenzie strumenti di big data quality e analysis, pensati apposta per estrarre ed elaborare grandi moli di dati non strutturati e strutturati. Questo può essere fatto implementando soluzioni di business process automation, in modo che l’operazione sia effettuata in modo automatico. Non sarà, quindi, necessario che un impiegato umano dedichi parte del suo tempo lavorativo a svolgere compiti di data entry manualmente, con un elevato rischio di errori che possono avere conseguenze su costi e qualità del servizio. Con l’utilizzo dell’automatizzazione è possibile valorizzare il patrimonio informativo racchiuso nei documenti (ad esempio a supporto dei processi antifrode) in modo assolutamente veloce e poco costoso. I sistemi automatizzati di questo genere sono in grado di individuare le informazioni sia in documenti strutturati (es. contrattualistica e template standard) sia non strutturati, come per esempio quanto raccontato nel testo di una email , di una PECo di una comunicazione cartacea.