Firmare contratti a distanza: scopri come accelerare il tuo business

2 Settembre 2021

La dematerializzazione dei processi documentali consente di gestire e firmare contratti a distanza in modo organizzato, veloce e sicuro. Un vantaggio per il settore retail, dove negozi, catene e realtà della GDO richiedono rapidità e certezze nelle locazioni o acquisizioni dei propri locali, per rispettare business plan e roadmap operativa. In questo contesto, soluzioni di BPA – Business Process Automation sono in grado di rivoluzionare l’operatività e garantire la business continuity permettendo una gestione efficiente della contrattualistica anche da remoto. Un valore aggiunto per gestire al meglio i clienti anche quando non ci si può incontrare o, anche in assenza di impedimenti, semplicemente per svolgere in maniera più veloce e meno costosa l’iter di sottoscrizione. I vantaggi si ripercuotono anche sulle controparti. Nell’ambito del settore retail, per esempio, è importante e utile avere a disposizione uno strumento che permetta di applicare un alto grado di flessibilità al processo di firma di un contratto immobiliare pur mantenendo garanzie di autenticità e affidabilità della sottoscrizione. 

Firmare contratti a distanza, perché digitalizzare i processi 

La tecnologia consente di gestire in modo più oil workflow documentale in maniera trasversale a diversi settori produttivi, tra cui anche il retail e, in particolare, i contratti di natura immobiliare per le realtà di questo ambito. Aziende e liberi professionisti hanno bisogno di negozi e locali per vendere i propri prodotti o servizi, strutture che spesso vengono acquisite con contratti di locazione e non acquistate. Trattandosi di investimenti ed essendo la disponibilità del locale direttamente legato all’avvio del business, è importante che tutto il processo si svolga in maniera semplice, veloce e sicura con un alto grado di flessibilità. 

L’innovazione, dunque, rappresenta una risorsa importante, considerando che spesso può risultare difficoltoso organizzare incontri dal vivo per una semplice consegna di documentazione con annessa firma: tra gli svantaggi della metodologia analogica, basata su documenti cartacei, si rilevano tempi di gestione più lunghi oltre a maggiori costi legati al personale e al materiale. Attraverso la digitalizzazione dei processi è invece possibile firmare a distanza contratti immobiliari, prestando però attenzione alle necessità del cliente e al contempo snellendo il lavoro degli uffici. 

Come la BPA aiuta a firmare contratti a distanza 

Un’efficiente soluzione di Business Process Automation, nella trattativa per la sottoscrizione di contratti immobiliari, deve garantire, facilitare e ottimizzare alcuni aspetti fondamentali, dall’onboarding del cliente fino alle fasi successive alla firma, che non vanno persi mai di vista nemmeno nella gestione da remoto dell’iter. Vediamo nel dettaglio gli elementi chiave: 

  • Chiarezza nelle comunicazioni e capacità di fornire rapidamente feedback con spiegazioni e dettagli richiesti dal potenziale cliente nella gestione dell’onboarding prima e, in seguito, assistenza anche dopo la sottoscrizione del contratto. 
  • Rapidità nell’intero iter gestionale: le pratiche immobiliari possono richiedere effort burocratici che però non devono impattare sull’andamento della trattativa causando rallentamenti o blocchi. 
  • Ottimizzazione dei processi di condivisione documentale: il cliente deve sapere dove inviare i propri documenti, che in questo ambito spesso contengono dati particolari che vanno tutelati, avendo certezza che questi vengano raccolti e non siano persi. 
  • Adeguato smistamento dei documenti alle persone di riferimento, senza commettere errori. 
  • Alti standard di sicurezza informatica, in compliance alla normativa europea sulla data protection rappresentata dal GDPR. 
  • Garanzia di affidabilità del processo e di conferimento del valore legale al contratto, integrando soluzioni di gestione documentale come la firma digitale e la conservazione a norma e automatizzandone l’utilizzo. 

Dal punto di vista della società che si occupa del contratto immobiliare poi, non è da trascurare l’aspetto legato al contenimento dei costi. Un’efficace gestione dei processi relativi alla contrattualistica attraverso l’automatizzazione permette di risparmiare spese relative a eventuali ore di lavoro extra del personale, ma anche di tagliare costi riguardanti trasferte e di prevenire spese legali per possibili contenziosi. Fondamentale quindi implementare una piattaforma adeguata al compito.  

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