Business Process Automation Solutions per il settore Education. Un caso di successo

1 Ottobre 2021

Le Business Process Automation Solutions gestite da un partner tecnologico altamente esperto e qualificato sono in grado di rivoluzionare l’operatività nel settore Education, intervenendo su numerosi fronti e apportando miglioramenti. Infatti, tali soluzioni contribuiscono a incrementare l’efficienza, a rendere più semplici i processi attraverso la digitalizzazione, ad automatizzare il workflow e le comunicazioni, in particolare nella fase di onboarding degli studenti e, con particolare riferimento alle attività documentali, permettono di eliminare gli archivi cartacei e garantire la validità legale dei documenti. Per comprendere l’impatto rivoluzionario di questi strumenti sulle realtà del settore, è interessante approfondire le motivazioni per cui un’Università italiana nota a livello internazionale si è affidata a Datlas per introdurre la BPA nei propri processi.  

Il caso: perché l’esigenza di automatizzare le attività di onboarding in Università   

Un istituto universitario italiano ha riscontrato l’esigenza di automatizzare i processi di onboarding degli studenti per migliorare la propria efficienza. Infatti, non erano stati rilevati particolari problemi gestionali, tuttavia i fronti su cui lavorare erano: 

  • processi gestiti in modo tradizionale con un basso livello di automatizzazione e, di conseguenza, maggior effort da parte del personale; 
  • sprechi di tempo e risorse come conseguenza dell’applicazione di un approccio lavorativo classico; 
  • gestione di documenti cartacei per iscrizioni e altre attività di onboarding, con relativa esigenza di mantenere un archivio cartaceo.  

Per porre rimedio a questi aspetti rendendo più snelle le attività, sono stati individuati obiettivi prioritari da perseguire:  

  • digitalizzare i processi AS-IS rendendoli più semplici; 
  • eliminare gli archivi cartacei in favore di archivi digitali; 
  • individuare soluzioni digitali utili per garantire la validità legale della documentazione nativa digitale.  

A questo pro, l’importante realtà del settore Education si è rivolta a Datlas, provider specializzato in Business Process Automation Solutions.  

Le Business Process Automation Solutions di Datlas  

Analizzata la situazione di partenza e fissati gli obiettivi, gli esperti di Datlas per prima cosa si sono occupati di attivare un portale di onboarding sulla piattaforma Dome, cioè la soluzione di Datlas per la BPA. Il portale realizzato è full responsive, perfettamente integrato con i sistemi già esistenti dell’istituto per la gestione delle iscrizioni a corsi di formazione master e open market, nonché per la sottoscrizione dei contratti docenti e per siglare accordi di stage.  

In particolare, si è ritenuto necessario attivare questi moduli applicativi:  

  • integrazione con i sistemi del cliente per lo scambio di dati: questo è stato fatto anche con il CRM al fine di generare gli ordini di vendita; 
  • modulo di front end integrato con il sito web del cliente, per automatizzare l’inserimento dei dati anagrafici per l’acquisto di corsi: una soluzione utile per evitare il rischio di errori nell’attività di data entry; 
  • modulo di Document composition volto alla generazione automatizzata di contratti; 
  • workflow autorizzativo fino a cinque soggetti; 
  • integrazione con una soluzione di firma elettronica avanzata con riconoscimento tramite a distanza tramite Self-ID; 
  • modulo di back-end sulla piattaforma Dome per svolgere in sicurezza attività di monitoraggio e tracking. 

Una vera e propria rivoluzione, che ha permesso in poche mosse di cambiare in maniera radicale il metodo di lavoro nella fase onboarding di studenti e docenti.  

Datlas, i vantaggi delle Business Process Automation Solutions per l’onboarding in Università 

In concreto, le realtà del settore Education che si sono rivolte a Datlas e hanno implementato la soluzione Dome hanno potuto avvantaggiarsi di una soluzione al cento per cento digital, in grado di semplificare e automatizzare i processi pur garantendo un alto valore legale della documentazione trattata. Questa ridefinizione delle attività ha avuto ricadute positive anche sui clienti, che hanno potuto beneficiare della semplificazione apportata in fase di iscrizione ai corsi e sottoscrizione di contratti. Di conseguenza, sono migliorate la customer experience e il customer journey.  

Oltre a ciò, si sono ridotti i costi, in quanto i processi sono stati ottimizzati e automatizzati senza la necessità dello svolgimento manuale di essi da parte di impiegati. Sono diminuiti anche i rischi, perché ogni processo è stato integrato con diverse soluzioni di firma elettronica, per garantirne la tutela del valore legale. In più le attività sono diventate più semplici e snelle, in quanto la soluzione di BPA adottata è full responsive e multilingua, garantendo l’accesso da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento. 

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